Excel Programını Doğru Kullanma

Excel Programını Doğru Kullanma isimli yeni içerikte, aslında gelişmiş bir veritabanı olan yazılımın nasıl doğru kullanılacağına dair bilgiler yer almaktadır.

Excel Programını Doğru Kullanmak için Yeni Yöntemler​

Dünyanın en popüler raporlama ve veri analizi programı olan Excel, doğru kullanıldığında her kullanıcı için güçlü bir yardımcıdır. Peki, Excel'i doğru kullanmak ne anlama gelir?

Excel Hakkında Temel Bilgiler​

Excel sayfası, 2007 ve sonraki versiyonlarında A sütunundan başlayıp XFD sütununa kadar uzanan toplam 16.384 sütun ve 1'den başlayıp 1.048.576 satıra kadar uzanan hücreler içerir. Bu, toplamda 17.179.869.184 hücre anlamına gelir.
Excel'i üç ana kullanım şekliyle ele alıyorum:

• Veritabanı
• Raporlama ve Grafik
• Form

Bu üç farklı kullanım için kesinlikle ayrı sayfalar kullanmanızı tavsiye ederim. Veritabanı olarak kullanılan bir sayfaya form veya rapor-grafik eklememelisiniz. Bu üç özelliği aynı anda kullanmaya başladığınızda, artık Excel'i yanlış kullanmanın ilk adımını atmışsınız demektir. Çünkü, bu durum özellikle "big data" kavramı için çok önemlidir. Ayrıca, daha küçük ölçekli çalışmalarınızda yaratacağı olumsuz etkiler daha az olacaktır.

Doğru ve Yanlış Kullanım Kavramları​

Excel'in doğru ve yanlış kullanım kavramlarını biraz daha açalım. Örneğin, sayfanızı çalışan veritabanı olarak kullanacaksanız, her çalışana ait tüm bilgileri bir satıra yazmalısınız.



Üstteki resimde görüldüğü gibi bir sayfa oluşturduğunuzda, her çalışanın bilgilerini benzersiz bir şekilde kaydedebilirsiniz. Bu şekilde her çalışanı alt alta kaydederek, doğru bir veritabanı oluşturmuş olursunuz ve Excel tüm özellikleriyle bu verileri kolayca analiz edebilir. Tüm Excel fonksiyonları, pivot tablolar, grafikler gibi özellikler bu tür veriler üzerinde rahatça çalışabilir.
Çalışan listesi gibi benzersiz bir liste oluştururken mutlaka tek satırda tüm bilgileri toplamalısınız.

Bir çalışanın birden fazla bilgisi olduğunda, örneğin çalışanın çocuklarını veya eşini kaydetmek istediğinizde, aynı sayfayı kullanmak yerine ikinci bir veritabanı sayfası oluşturmak daha doğru olacaktır. Ancak burada çalışan ile çocukları arasında ilişki kurmak gerekecektir.



Üstteki resimde görüldüğü gibi bir veritabanı oluşturup, çalışanın sadece SİCİL numarasını yazarak (bu numara benzersiz olmalıdır, TC KİMLİK NO'sunu da kullanabilirsiniz) yakınlar ile çalışan arasında bağlantıyı sağlamış olursunuz.

Bu tür verileri oluştururken karşılaştığım en büyük hata, çalışan SİCİL NO alanına birden fazla veri girmekten kaçınıp, hücrelerin birleştirilmesidir. Bu, Excel'in yanlış kullanımına yönelik en büyük örneklerden biridir ve veritabanı olarak hazırlanan sayfalarda kesinlikle hücre birleştirilmemelidir. Bunun yerine, her bilgiyi tekrarlamalısınız.



Eğer veritabanınızı X işaretli resimdeki gibi oluşturup filtreleme yaparsanız, filtrelenecek veri şu şekilde olacaktır:



102000 sicil numaralı çalışan için iki yakın tanımlamış olmama rağmen, listeye sadece bir tanesi gelecektir. Listeleme sadece ilk satırdaki veriyi getirir, diğerlerini yok sayar. Oysa çalışanın iki yakını kayıtlı ve ikisinin de listelenmesi gerekir.

Eğer veritabanınızı yeşil check işaretli resimdeki gibi oluşturmuş olsaydınız, oluşacak listeleme şu şekilde olacaktı:



Bu iki basit yapı, veritabanının doğru ve yanlış oluşturulmasına yönelik anlaşılır örneklerdir. Benzer şekilde farklı ihtiyaçlarınız için aynı yapıyı kullanabilirsiniz.

Örneğin bir ürün ve o ürüne ait satışların yer alacağı bir veritabanı oluşturacaksanız, ürünlerin tüm bilgilerini içeren bir sayfa ve bu ürünlerle benzersiz şekilde eşleşip tarih tarih satışların yer aldığı ikinci bir sayfa oluşturabilirsiniz. Eşleştirme için en uygun başlık, ürün kodu olacaktır.

Veritabanını Raporlama ve Grafiklerde Kullanma​

Raporlama ve grafiklerin kullanımı konusunda da dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Verilerinizi raporlarken mutlaka ayrı bir sayfa kullanmalısınız. Çoğu kullanıcı verilerin olduğu sayfalarda raporlama yaparak görsel ve veri doğruluğu açısından sorunlar yaşamaktadır.

Örneğin, çalışan ve yakın şeklinde oluşturduğunuz iki veritabanını kullanarak üçüncü bir sayfa ekleyip, çalışanın raporlanmak istenen verilerini oluşturabilirsiniz.



Üstteki resimdeki gibi bir sayfada, sadece SİCİL bilgisinden çalışanın ADI ve SOYADI bilgisi ile KAÇ ÇOCUĞU VAR bilgisini Excel fonksiyonları ile kolayca listeleyebilirsiniz.

Benzer şekilde bir form oluşturabilir ve (formlarınızda dilediğiniz gibi hücre birleştirme yapabilirsiniz) bu verileri kullanabilirsiniz.

Sonuç​

ExcelDepo, Dosya İndir işlemleri için ihtiyaç duyulduğu kadar aynı zamanda bilgilendirici içeriklere de sahip bir sitedir. Bu yazımızda da, Excel programının nasıl doğru kullanılmasına yönelik bilgiler vermeye çalıştık.

Faydalı olması temennisiyle.